Електронна трудова книжка: що варто знати про нововведення (+інфографіка)

Дата публікації: 24.05.2021

В Україні з 10 червня 2021 року почнеться нова для трудових книжок ера – процес оцифрування. У найближчі п’ять років всі колись паперові документи мають перейти в онлайн формат, а їхні друковані версії будуть недійсними. За нововведенням передусім стоїть перспектива автоматичного призначення пенсії. Чого очікувати від нового сервісу, роз’яснює  юристка Білоцерківського Офісу Мережі правового розвитку Інна Малишко.

Законодавством передбачається правило, за яким облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування в порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Процес відбуватиметься поступово
Держава становила п’ятирічний перехідний період для включення до Державного реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. Упродовж цього часу застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру.

Кого це стосується
Електронні трудові книжки запроваджуються для тих, хто зараз ще не досяг пенсійного віку, працює офіційно і є платником єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.  

Навіщо це потрібно
Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати людині пенсію та соціальні виплати автоматично (без звернення) та збирати документи за всю її трудову діяльність.
Зменшаться витрати роботодавців на ведення паперового документообігу.
Спроститься доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності.
Не матимуть негативних наслідків втрата трудової книжки, її фізичне пошкодження, фальсифікація та внесення недостовірних відомостей до цього документа.

Хто і як наповнюватиме електронну «трудову»
Відомості про трудову діяльність відтепер вносить працівник (застрахована особа) і роботодавець у вигляді сканованих (оцифрованих) копій трудової, довідок, тощо з накладанням кваліфікованого електронного підпису.  

Де зберігатиметься паперова трудова книжка
Новий закон передбачає, що після того, як на працівника «завели» електронну трудову книжку (внесли дані в реєстр), паперову трудову книжку роботодавець має віддати на збереження її власникові як офіційний документ.
Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. Після 5-річного терміну дані про стаж можна буде подати до Пенсійного фонду так само, як і раніше – показавши паперову книжку.

Як оформити електронну трудову книжку
Зайти на портал електронних послуг Пенсійного фонду України (далі – ПФУ) за наступним посиланням: https://portal.pfu.gov.ua і дотримуватися простих правил:

1. Відсканувати свою трудову книжку з дотриманням Технічних вимог до скан-копій:

– Скан-копія повинна бути кольорова.

– Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.

– Скан-копії мають бути чіткі та відображати назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи.

– Формат зображення має бути .jpg або .pdf.

– Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

2. На сайті Пенсійного фонду додати відсканований документ.

3. Після того, як електронну трудову книжку оброблять фахівці організації, стане доступна повна історія трудових взаємин, а також дані про робочий стаж. З цього моменту ви маєте оформлену електронну трудову книжку.

P.S. Будьте в курсі кожної новини та події – підпишіться на наш Telegram-канал: https://t.me/LegalDevelopmentNetwork

Головне фото для статті: torgsoft.ua

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.