Як відновити втрачені або знищені документи на право власності

Дата публікації: 28.01.2025

Цей матеріал стане в нагоді, якщо ви втратили оригінал документа, що підтверджує право власності на нерухомість, або він пошкодився чи став непридатним. Як відновити документи, розʼяснює юристка Білоцерківської ГО «Правова єдність» Олександра Щербина.  

За законом права власності та інші речові права на нерухоме майно підлягають державній реєстрації.

Державна реєстрація прав — це офіційне визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав шляхом внесення відповідних відомостей до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі — Державний реєстр).

Відновлення втрачених правовстановлюючих документів на право власності є важливою процедурою для кожного власника нерухомості. Це стосується документів, які підтверджують право на житло, нежитлові об’єкти, землю, майнові паї, транспортні засоби

Перелік правовстановлюючих документів на нерухомість, згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2021 року № 533 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно», містить:

• Договори: купівлі-продажу, міни, дарування, довічного утримання, лізингу тощо.
• Свідоцтва: про право власності на частку в спільному майні подружжя, спадщину, придбання майна з торгів.
• Рішення суду: про визнання права власності або встановлення факту права власності.
• Державні акти: на землю та інші документи, видані органами приватизації.

Як отримати дублікат документа

1. Зверніться до органу, який видавав документ. Зазвичай тільки той, хто видав документ, може видати його дублікат. Наприклад, якщо документ видавав нотаріус, вам потрібно звернутися до нього.
2. Напишіть заяву. Вам потрібно подати письмову заяву про втрату документа. Це можна зробити особисто або через представника.
3. Підготуйте необхідні документи. У заяві вкажіть, який документ ви втратили, і надайте копії своїх паспортів.
4. Оголосіть про втрату. Рекомендується опублікувати оголошення про втрату документа в місцевих газетах.

Якщо документ видавав нотаріус

Якщо документ був посвідчений нотаріусом, можете отримати дублікат за статтею 53 Закону України «Про нотаріат». Дублікат видає державний нотаріальний архів або безпосередньо нотаріус. Нотаріус зберігає копії договорів протягом тривалого часу (до 75 років). Вам потрібно буде надати паспорт, ідентифікаційний код та будь-які інші документи, які можуть підтвердити вашу особу чи право.

Якщо нотаріус більше не працює, подайте запит до нотаріального архіву. В кожному регіоні діє архів, де зберігаються документи нотаріусів, що припинили діяльність. Вам можуть видати дублікат договору або офіційну копію, що підтверджує ваше право.

Також можна звернутися до Центру надання адміністративних послуг (ЦНАПу). Вони безкоштовно допоможуть отримати дублікат свідоцтва про право власності. Для цього потрібно:

• Подати заяву з погодженням усіх співвласників.
• Надати копії паспортів або свідоцтв про народження для дітей.
• Показати документ із поліції про втрату свідоцтва.
• Опублікувати оголошення про втрату в газетах.

Важливо! Процедура відновлення документа значно відрізняється залежно від того, чи був він виданий до 1 січня 2013 року чи після цієї дати. Це обумовлено змінами в законодавстві та вимогах до документів, що підтверджують право власності.

Відновлення документів, виданих до 1 січня 2013 року

Втрата або пошкодження правовстановлюючих документів, виданих до 1 січня 2013 року, може викликати значні труднощі, але існує чітка процедура для їх відновлення. Згідно з пунктом 53 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, у разі втрати, пошкодження чи псування документів, що підтверджують право власності або інші речові права, вам потрібно дотримуватися певних кроків.

Крок 1. Зверніться до державного реєстратора. Для відновлення права власності на нерухомість або земельну ділянку вам слід подати заяву до державного реєстратора. Це може бути зроблено особисто або через представника за дорученням. У заяві необхідно вказати причину звернення — втрату або пошкодження документа.

Крок 2. Скористайтеся архівними даними. Державний реєстратор буде використовувати відомості з Державного земельного кадастру або Реєстру прав власності на нерухоме майно. Ці реєстри містять архівні дані про права власності на нерухомість, які діяли до 1 січня 2013 року. Якщо у вас є копія втраченого документа, її також варто подати разом із заявою.

Крок 3. Врахуйте терміни реєстрації. Державна реєстрація прав проводиться протягом 5 робочих днів з моменту подання заяви. Якщо вам потрібно терміново отримати дублікат документа, ви можете попросити про прискорене виконання процедури, однак за це доведеться сплатити додаткову плату.

Важливі аспекти відновлення

1. Архівні документи. Якщо інформація про ваше право власності не міститься у Державному земельному кадастрі або Реєстрі прав власності на нерухоме майно, вам потрібно звернутися до архіву Бюро технічної інвентаризації (БТІ). Вони можуть надати необхідну інформацію про ваші права на нерухомість.
2. Обов’язкове зазначення. Після відновлення права власності в Державному реєстрі повинні бути зазначені відомості про втрату або пошкодження відповідного документа. Це важливо для уникнення можливих юридичних проблем у майбутньому.
3. Копії документів. Якщо у вас є копії втрачених документів, їх подача може значно спростити процес відновлення.

Відновлення документів, виданих після 1 січня 2013 року

Якщо ви втратили документ, виданий після 1 січня 2013 року, ситуація є більш простою.

Усі дані про ваші права вже містяться у Державному реєстрі прав на нерухоме майно. Це означає, що не потрібно отримувати дублікати свідоцтв про право власності.

Якщо право власності зареєстроване в Державному реєстрі прав, то в системі є відомості про правовстановлюючий документ, на підставі якого відбулася реєстрація.

Тобто, якщо дані про певне речове право на нерухоме майно занесено до Державного реєстру прав, і правовстановлюючі документи, на основі яких ця реєстрація була проведена, втрачено чи пошкоджено, немає потреби робити ще щось для «підтвердження» факту державної реєстрації цього права.

Зверніть увагу! Особливо важливо зазначити, що немає необхідності відновлювати свідоцтва про право власності на нерухоме майно, видані в період з 2013 по 2015 роки.

Інформація про документ, що підтверджує право власності, зберігається в Державному реєстрі прав, тому отримання дублікатів свідоцтв про право власності на нерухоме майно, виданих у 2013-2015 роках, не є необхідним.

Якщо ж відомостей про речові права на нерухоме майно в інформаційних системах немає, потрібно дотримуватися загального порядку відновлення втрачених чи пошкоджених документів (дублікат втраченого документа може видати орган, який його видав).

Нотаріальні дії. Якщо ви плануєте здійснити угоду з нерухомістю, нотаріус може підтвердити ваше право власності на основі інформації з Державного реєстру.

Відновлення правовстановлюючого документа в судовому порядку

Якщо ви не можете отримати дублікати втрачених чи пошкоджених документів, наприклад, можна звернутися до суду. Наприклад, якщо нотаріус або орган місцевого самоврядування перебуває на тимчасово окупованій території, або архіви знищені. Суд може стати ефективним засобом для відновлення ваших прав на нерухомість.

Заявами, що подаються до суду, можуть бути: заяви про визнання права власності на майно, усунення перешкод у здійсненні права власності шляхом витребування правовстановлюючих документів, витребування майна з чужого незаконного володіння, а також встановлення юридичного факту володіння об’єктом нерухомого майна на праві приватної власності. Якщо рішення суду, яке підтверджувало ваше право власності, втрачено, ви можете звернутися до суду першої інстанції з проханням видати це  рішення повторно. Таким чином, суд може стати надійним шляхом для відновлення ваших прав у складних ситуаціях.

Відновлення втраченого право власності на земельну ділянку

Якщо ваше право власності на земельну ділянку вже зареєстроване в Державному реєстрі речових прав (ДРРП), то в разі втрати або пошкодження державного акта вам не потрібно відновлювати документ. Право власності підтверджується витягом із ДРРП, який можна отримати у державного реєстратора або у ЦНАПі.

Якщо право власності, підтверджене державним актом, не зареєстровано в ДРРП, необхідно звернутись до відділу Держгеокадастру, щоб отримати засвідчену копію другого примірника державного акта або довідку про наявність земельної ділянки у Державному земельному кадастрі. Далі необхідно звернутись до державного реєстратора або нотаріуса та подати заяву для реєстрації права власності на земельну ділянку у ДРРП.

Важливо! Якщо ви не впевнені, що ваше майно  зареєстроване у реєстрі, ви можете звернутися до державного реєстратора, нотаріуса або у відділи ЦНАПу, щоб перевірити, чи внесена інформація про ваше майно в Державному реєстрі речових прав.

Додатково можна отримати інформацію з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно через портали електронних послуг,  наприклад, через портал Дія, а саме авторизувавшись та вибравши послугу надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно: https://diia.gov.ua/services/informaciya-z-derzhavnogo-reyestru-rechovih-prav-na-neruhome-majno  

Нормативно-правові акти:

• Цивільний кодекс України;
• Закон України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»;
• Закон України «Про нотаріат»;
• Постанова КМУ «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» від 25 грудня 2015 р. № 1127;
• Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України» від 22.02.2012 року № 296/5

Матеріал створено за підтримки міжнародної благодійної платформи GlobalGiving, Фонду Чарльза Стюарта Мотта. Зміст публікації є виключно відповідальністю громадської спілки «Мережа правового розвитку».

Ви можете отримати індивідуальну консультацію через онлайн-чат Мережі правового розвитку. Чат працює щодня з 10:00 до 16:00. Допомогу надають юристи та юристки правозахисних організацій, які входять до складу Мережі правового розвитку.

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.