Апостиль: які документи підлягають легалізації і як це зробити

Дата публікації: 24.07.2024

Апостиль — це спеціальний штамп, який засвідчує справжність підпису на офіційних документах, що робить їх легітимними для використання в інших країнах. Як і коли застосовується апостиль, які документи підлягають апостилюванню та які органи в Україні мають повноваження проставляти апостиль, розʼяснює юрист ГО «СТЕП» Антон Стасік.

Процес апостилювання був запроваджений Гаазькою конвенцією 1961 року для спрощення процедур легалізації документів між країнами — учасницями.

Апостиль проставляється:

– на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Гаазької Конвенції 1961 р.

– компетентним органом держави, в якій був складений документ;

– з метою, щоб документ міг бути використаний на території іншої держави.

Тобто, апостиль засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

Чинне законодавство уповноважує різні органи здійснювати легалізацію різних категорій документів:

– Міністерство внутрішніх справ має повноваження проставляти апостиль на документах, виданих ним та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти та науки. Зокрема на довідці про відсутність судимості, за умови, що витяг сформований у паперовому вигляді та містить печатку органу видачі (витяги із QR-кодом не апостилюються).

– Державна міграційна служба — на документах, виданих нею, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції, у тому числі протидії нелегальній міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. Наприклад, Довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру.

– Державна податкова служба України — на документах, що видані нею, її територіальними органами, а саме: це може бути довідка — підтвердження статусу податкового резидента України; відомості з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків тощо.

– Міністерство освіти і науки апостилює видані ним документи, а також видані центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабміном через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг, зокрема: дипломи про освіту; сертифікати про присвоєння вчених звань; атестати; довідки з навчальних закладів тощо.

– Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Наприклад: свідоцтва, видані органами ДРАЦС; витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян; архівні довідки тощо.

– Міністерство закордонних справ — на всіх інших видах документів.

При цьому звертаємо увагу, що апостиль не проставляється на:

– документах, що видані дипломатичними або консульськими установами;

– документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;

– документах, що мають характер листування;

– оригіналах, копіях та фотокопіях документів, що посвідчують особу, військово-облікових документів, технічних паспортів;

– на нормативно-правових актах, роз’ясненнях та правових висновках щодо їх застосування.

Отже, апостиль є важливим елементом міжнародного документообігу, який забезпечує правову визначеність і спрощує використання офіційних документів за кордоном. Знання про те, які документи можуть бути апостильовані та які органи мають відповідні повноваження, допомагає уникнути непорозумінь та заощадити час у процесі підготовки документів для міжнародного використання. Дотримуючись законодавчих вимог та процедур, ви зможете безперешкодно використовувати свої документи за межами України.

Матеріал створено за підтримки міжнародної благодійної платформи GlobalGiving, Фонду Чарльза Стюарта Мотта. Зміст публікації є виключно відповідальністю громадської спілки «Мережа правового розвитку».

Ви можете отримати індивідуальну консультацію через онлайн-чат Мережі правового розвитку. Чат працює щодня з 10:00 до 16:00. Допомогу надають юристи та юристки правозахисних організацій, які входять до складу Мережі правового розвитку.

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.