Оцифрування трудової книжки: як зробити і чому це важливо під час війни

Дата публікації: 04.10.2023

Чому зберігати трудову книжку в електронному форматі більш раціонально, ніж у паперовому. Як і де можна майже самостійно оцифрувати документ і з яких етапів складається процес. Аргументи та покрокова інструкція — від юриста Запорізької ГО «СТЕП» Антона Стасіка.

Оцифрування трудових книжок — це процес переведення фізичних трудових книжок (паперових документів) в електронний формат.

Він може складатися зі сканування, розпізнавання тексту, збереження даних у цифровому вигляді та їх подальшої обробки, а також завантаження на електронні ресурси державних органів.

Оцифрування трудових книжок є корисним за кількох причин:

1. Зберігання та доступність: електронні дані легше зберігати та резервувати, що допомагає уникнути втрати важливої інформації. Також доступ до електронних даних може бути забезпечений з будь-якого місця з використанням інтернету.
2. Зручність пошуку та аналізу: електронні дані можна швидко і легко переглядати, пошуковий аналіз дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію, а також проводити статистичний аналіз і звітність.
3. Спрощення адміністрування: для роботодавців це може зменшити обсяг бюрократичних процедур, пов’язаних зі зберіганням та обробкою паперових документів.
4. Можливість інтеграції: електронні дані можна легко інтегрувати з іншими системами, як-от системи обліку заробітної плати, кадрові системи тощо.

Особливо важливого значення під час війни оцифрування трудових книжок отримало через те, що документи часто залишаються на тимчасово окупованій території на підприємствах, і забрати їх буває неможливо.

Кожен може сам оцифрувати свою трудову книжку

Процес оцифрування складається з декількох етапів:

– Зайти до власного кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України: https://portal.pfu.gov.ua  Для цього знадобиться чинний електронний цифровий підпис або банківський ID.

– У відповідному меню зліва «Комунікації з ПФУ» обрати графу «Відомості про трудові відносини».

– Після цього на екрані з’явиться повідомлення, в якому викладені вимоги до скан-копій трудової книжки, які можна завантажити.

– На наступній сторінці необхідно заповнити інформацію про трудову діяльність (якщо вона не «підтягнулася» автоматично) та надати згоду на обробку персональних даних.

– Нижче на сторінці слід натиснути кнопку «скан-копії документів» і підвантажити на портал зроблені заздалегідь скан-копії трудової книжки.

– Після підвантаження необхідно затвердити за допомогою електронного цифрового підпису відповідні зміни і очікувати перевірки Пенсійним фондом України.

В результаті паперова трудова книжка буде збережена на порталі Пенсійного фонду України в електронному вигляді. Це убезпечить вас від ризику втратити документ і дасть можливість зручно та без зайвих проблем підтвердити наявність необхідного трудового стажу для призначення пенсії.

Матеріал створено за підтримки міжнародної благодійної платформи GlobalGiving, Фонду Чарльза Стюарта Мотта. Зміст публікації є виключно відповідальністю громадської спілки «Мережа правового розвитку».

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.