Тренінг «Ефективні зовнішні та внутрішні комунікації». Узагальнення

Дата публікації: 20.08.2018

Якість комунікації визначає успіх організації. Тому добре розроблена комунікаційна стратегія здатна значно підвищити спроможність організації вирішувати її завдання. При цьому значну роль відіграє уміння донести потрібну інформацію до своєї аудиторії, успішно залучаючи засоби масової інформації

3-5 липня 2018 відбувся тренінг «Ефективні зовнішні та внутрішні комунікації». У ньому взяли участь представники офісів Мережі правового розвитку (МПР) та організацій, які є кандидатами у члени Мережі.

Захід проходив у готелі «Княжий двір», с. Княжичі (Київська область).

Його учасники дізнались про особливості комунікації, принципи створення комунікаційної стратегії. Також вони ознайомились з особливостями впроваджується комунікаційної стратегії, шляхами мінімізації можливих ризиків при її виконанні. Крім цього, вони навчились оцінювати ефективність  застосування комунікаційної стратегії.

Під час заходу детально розглядались питання взаємодії громадських організацій зі ЗМІ та підготовки якісних інформаційних матеріалів.

Учасники виконали низку практичних завдань, спрямованих на закріплення навичок підготовки комунікаційної стратегії та написання інформаційних матеріалів

Тренінг провели тренери Олена Орлова та Анна Орловська.

Також в рамках заходу менеджер з комунікацій МПР Сергій Рибак виступив з презентацією на тему «Елементи єдиного бренду офісів Мережі правового розвитку».

 

Олена Орлова Журналістка, філолог. У журналістиці – 22 роки: радіо, друковані ЗМІ, телебачення (Громадське ТБ. Кременчук). Редакторка сайтів «Правовий Простір» (з 2014 р.) та «Мережа правового розвитку» (з 2017 р.)

Олена Орлова у своїй частині тренінгу зосередилася на питаннях підтримки внутрішньої комунікації між членами Мережі та взаємодії зі ЗМІ. Зокрема, вона детально зупинилась на підготовці щомісячних описових звітів та інформаційних матеріалів. Тренерка надала корисні поради щодо написання новин і постів у соціальних мережах. Наприклад, вона порекомендувала писати простою мовою, уникаючи канцеляризмів, залучати світлини та відео для ілюстрації матеріалу, постійно удосконалювати власний інформаційний стиль тощо.

Учасники заходу виконали кілька вправ, які їм допомогли засвоїти навички написання новин. Зокрема, вони вчились добирати вдалі заголовки до матеріалу, писати історії успішного надання правової допомоги юристами МПР.

– Як позитивні сторони проведення тренінгу можна відзначити його хорошу організацію, дружню і робочу атмосферу,- зазначила Олена Орлова.- Вдалося пояснити учасникам, як потрібно заповнювати описові звіти. Жаль, що представники не всіх офісів взяли участь у тренінгу. Було б добре, якби у майбутньому учасники мали більше часу для практичного закріплення здобутих навичок.

 

Анна Орловська Десять років працює у громадському секторі. Була юристом, координатором Всеукраїнської освітньої програми «Розуміємо права людини», Фонду милосердя та здоров’я та ІРЦ «Правовий простір». Тренерка з прав людини та організаційного розвитку

Частина тренінгу, яку проводила Анна Орловська, була присвячена питанням розробки комунікаційної стратегії. Тренер розповіла про теоретичні аспекти її підготовки. Теорію учасники одразу ж закріпили виконанням практичних завдань , завдяки яким відпрацювали різні етапи підготовки стратегії.

 

На основі її роботи з аудиторією тренерка зробила такі висновки і рекомендації:

• Учасники тренінгу зрозуміли, як працювати з Комунікаційною стратегією Мережі правового розвитку і як адаптувати вже розроблені там компоненти до власних потреб. Більшість тепер має розуміння, навіщо це потрібно, має уявлення, як це працює і виглядає. Як мінімум, тепер вони можуть розробити комунікаційну стратегію для свого напрямку роботи (виїзна консультація, медіація тощо).
• Учасники ближче познайомилися один з одними і редакторами веб-сайту МПР. Тепер вони можуть обмінюватися досвідом, за бажання напряму звертатися до редакторів або до Анни Орловської, які допоможуть їм в розробці власних комунікаційних стратегій (КС).
• При розробці КС організаціям-учасницям МПР варто зосереджуватися і збалансовувати особисті та загальноорганізаційні вигоди від комунікаційної стратегії. Такий баланс підвищує шанси якісного виконання КС. Варто у вступі КС прописувати всі мотиви, щоб нові працівники, що приєднуватимуться до команди, могли познайомитися з ними і знайшли зі списку власні стимули виконувати КС. Також тренер рекомендує керівникам організацій працювати з мотивацією учасників тренінгу, продемонструвати їм перспективи, які з’являються завдяки виконанню КС, щоб цілі ставали більш амбіційними.
• Комунікаційні зусилля організацій мають бути спрямовані на розвиток критичного мислення у ключових стейкхолдерів (зацікавлених сторін) у громаді, активізацію громади і залучення до прийняття рішень, особисте зростання лідерів думок. Керівники організацій мають робити акцент на змінах у громаді, її активізації, а не просто на консультуванні. У цьому вони знайдуть свою унікальність, а згодом стануть затребувані, відомі у громаді.
• Організації-члени Мережі правового розвитку мають звернути увагу на пошук власної унікальності, щоб не лише надавати правову допомогу, а й стати  «агентами змін» у громадах. Більш досвідчені організації могли б допомогти їм знайти свою унікальність. Найефективнішим способом це зробити є проведення стажувань, спільна участь в реалізації партнерських проектів.
• У рамках тренінгу був проведений аналіз SWOT, аналіз «Що вдається? З чим складно?» та аналіз конкурентів. На думку тренера, навички аналізу ще потребують відпрацювання на практиці, щоб учасники фокусувалися не на аналізі в цілому, а на комунікаційній складовій. Навчальна група, яка працювала з аналізом конкурентів, мала деякі складнощі з формулюванням конкурентних переваг. Тож з цим також варто попрактикуватися.
• Спеціалістам організацій бажано самостійно потренуватися із застосуванням SMART-аналізу. При цьому мають зазначатись конкретні комунікаційні цілі, вони не мають бути занадто абстрактними.
• Застосування інструменту «матриця інтересу-впливу» дозволяє провести пріоритизацію та сфокусувати комунікаційну діяльність, уникнути розпорошення зусиль, підвищити ефективність комунікації у громаді.
• Для ефективної розробки та впровадження комунікаційної стратегії керівникам організацій варто чітко сформулювати стратегічні цілі, навіть якщо немає стратегічного плану, визначити напрямки діяльності  і очікувані результати (KPI якісні та кількісні). Інакше успішність реалізації їхньої КС буде неможливо виміряти.
• Для подальшої побудови ефективної комунікації у громаді рекомендується розширення спектру послуг юристів, цільової аудиторії та стейкхолдерів. У такому випадку у організацій з’явиться можливість отримувати оплату за надані послуги, вони матимуть можливість професійного зростання та підвищуватимуть вплив у громаді.
• Для ефективної комунікації велике значення має командна робота членів офісів над мінімізацією фінансових, кадрових та управлінських ризиків.
• Тренер запропонувала учасникам розробити план дій і повідомила, що впродовж місяця вона надаватиме консультації з розробки стратегічного плану та комунікаційної стратегії. На її думку, навіть якби вони зупинились на етапі постановки комунікаційних цілей і розробили плани їхньої реалізації, то це вже було б достатнім для більш ефективного впровадження комунікації у громаді.
• У розробці КС організації може допомогти тренер-професіонал, залучити якого можливо через участь у періодичних конкурсах ІСАР Єднання.

Після тренінгу його учасники поділилися своїми враженнями щодо корисності заходу.

 

Згідно з відповідями учасників тренінгів, вони планують практично використати наступні знання та навички, отримані під час тренінгу:

• “Практично весь матеріал корисний. Дякуючи тренінгу я чітко бачу, як готувати комунікаційну стратегію”.
• “Будемо здійснювати визначення цілей ГО та оцінку цільової аудиторії ГО”.
• “Планую прописати комунікаційну стратегію для проекту, в якому беру участь. Точніше для частини проекту, за яку відповідаю. Виписати цілі, ризики, створити список конкурентів, визначитися з перевагами нашої команди, зробити SWOT-аналіз, робочий план та почати його реалізацію. Думаю, що створення стратегії структурує та полегшить мою роботу”.
• “Отримано цінні знання щодо послідовності написання комунікаційної стратегії”.
• “Отримано знання про методи та елементи КС для її створення, методи комунікації для покращення роботи офісу. Відбулось ознайомлення з видами аналізу як методу визначення основної цільової аудиторії та пріоритизації. Буду використовувати отримані знання для покращення комунікації в громаді”.
• “Я буду застосовувати методи аналізу сильних та слабких сторін в діяльності ГО, визначу цільові аудиторії”.
• “Буду застосовувати правильну процедуру розробки комунікаційної стратегії, SWOT – аналіз”
• “Використаю отримані знання у цілому при розробці стратегії із зовнішньої і внутрішньої комунікації”
• “Матриця інтересу-впливу”
• “Матриця, перегляд позиціонування на основі SWOT-аналізу,  отримані навички підготовки повідомлень для цільових аудиторій”.

 

Пропозиції учасників щодо покращення проведення подібних заходів у майбутньому:

• “Додати руху і жвавості .:) Слідкувати за часом. Використовувати тренерські методики активізації уваги. Були моменти, коли я вже не сприймала інформацію, а презентація продовжувалась і продовжувалась…”
• “Перша і друга частина дуже різна. Не можна оцінювати разом. По першій частині тренінгу щодо підготовки комунікаційної стратегії не вистачило розуміння того, нащо потрібно її написати?! Пояснення, що наявність стратегії – це “плюсик” у рейтингу організації, не є мотивацією до створення реальної стратегії. Зовсім не шукали шляхів, як будувати канали комунікації.”
• “Захід необхідно зробити хоча б на 5 днів. Тренерам надати більше часу. Адже було видно, що у них ще була інформація, якою вони б могли поділитися. Плюс учасники мали б більше часу на практичні завдання. Можна було б додати ще тему подачі матеріалів із застосуванням нових технологій (інтерактивних інфографіки, карт, тестів, аудіо-файлів тощо).”
• “Потрібно, щоб було менше відриву від реальної діяльності офісів МПР, менше незрозумілої та відірваної від життя теорії щодо комунікаційної стратегії, більше практичного спрямування та корисних порад. Потрібно покращити зміст та підвищити якість роздаткових матеріалів, суворо дотримуватись запрограмованого регламенту в часі”.
• “Можливо, можна зробити трансляції для тих, хто не зміг приїхати”.

 

Плани учасників на перший день після повернення в офіс, які мають відношення до здобутих під час тренінгу знань та навичок:

• “Обговорення з колегами, що таке комунікаційна стратегія”.
• “В перший день я написала цей міні-план:), створила робочу папку, куди його теж внесла. А от у понеділок планую більш детально ознайомитися з комунікаційною стратегією Мережі і, можливо, ще якоїсь організації. Та спробую зробити SWOT-аналіз свого проекту. Вступ та мотиви впровадження, думаю, залишу на пізніше”.
• “Здійснимо мозковий штурм щодо стратегічного плану, а на основі його – комунікативної стратегії.
• “Потрібно заповнити форму оцінки тренінгу, передати членам організації отримані знання та поділитись враженнями від тренінгу. Спрямувати роботу організації на виконання поставлених під час тренінгу завдань”.
• “Потрібно зібрати членів ГО та проінформувати про необхідність стратегічного планування зовнішніх і внутрішніх комунікацій”.

 

Плани учасників на перший робочий тиждень:

• “Визначити цілі та бар’єри у комунікації. Обговорити план виконання комунікаційної стратегії”.
• “Визначуся з цілями по SMART із зацікавленими сторонами та спікерами. Думаю, у кінці тижня надішлю тренерці те, що вийде, аби порадитися щодо подальших дій”.
• “Вибудувати контент-план у відповідності до наших комунікаційних цілей та виконувати роботу згідно плану (розробленої стратегії)…”

 

Плани учасників на місяць:

• “До кінця липня непогано було б вже виписати стратегію до 5 розділу включно та внести корективи, врахувати поради тренерки”.
• “Визначимо разом з колегами основний напрямок роботи нашого офісу на майбутнє та план розробки КС”.
• “Окреслити основні пункти стратегії, зорганізувати щонайменше одну фокус-групу”.
• “Уточнити стратегічний план організації. Знайти донорів для підтримки організаційного розвитку”.
• “Розробити стратегічний план зовнішніх і внутрішніх комунікацій щодо розвитку шкільних служб порозуміння в Скадовському районі (особистий напрямок роботи)”.
• “Забезпечити виконання комунікаційної стратегії, привести у порядок фейсбук-сторінку”.

 

Плани учасників та три місяці:

• “Повністю закінчити опрацювання стратегії та вже реалізувати деякі пункти робочого плану”.
• “Навчити своїх колег, як правильно розробляти стратегічний план розвитку внутрішніх та зовнішніх комунікацій, якісно подавати звіти”.

 

Плани учасників на рік:

• “Успішна робота над одним чи кількома проектами”.
• “Визначення результатів комунікативної стратегії в дії”.
• “Реалізація проекту з урахуванням вимог МПР”.
• “ Налагодити тісну співпрацю з донорами щодо організаційного розвитку ГО та реалізації проектів з правової та правозахисної тематики. Підготувати нових членів ГО для практичної роботи в організації на постійній основі”.
• “Втілення у життя успішної комунікаційної стратегії”.

 

Захід реалізовано у рамках проекту «Розвиток експертного потенціалу та комунікаційної системи організацій-учасниць Мережі правового розвитку» за підтримки МФ «Відродження».

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.