ФОПів зобовʼязали видавати фіскальні чеки за новими вимогами: що змінилося (+чек-лист)

Дата публікації: 12.03.2025

З першого березня 2025 року всі фізичні особи — підприємці (ФОПи), які використовують реєстратори розрахункових операцій (РРО) або програмні РРО (ПРРО), зобов’язані видавати фіскальні чеки за новими вимогами. Що саме змінилося у вимогах до підприємців, які штрафи передбачені за порушення та як їх уникнути, роз’яснює юрист ГО «Громадська платформа» Сергій Кошель.

Основна мета змін, внесених Мінфіном, — посилити контроль за розрахунковими операціями, зменшити випадки шахрайства та забезпечити прозорість грошових операцій.

Що нового у фіскальних чеках

Усі чеки тепер повинні містити нові обов’язкові дані, які забезпечують прозорість розрахунків та спрощують перевірку транзакцій. Одним із ключових реквізитів є «Форма оплати» (Рядок 18), яка визначає спосіб розрахунку: готівковий, безготівковий або інший. Додатково введено «Засоби оплати» (Рядок 19), де деталізується платіжний інструмент, наприклад, картка, QR-код, переказ. Важливо, що ФОП на єдиному податку не можуть використовувати негрошові розрахунки, як-от жетони або сертифікати.

Також у нових чеках обов’язково зазначається QR-код, який містить усю необхідну інформацію для миттєвої перевірки через систему Державної податкової служби. Це дає можливість як підприємцям, так і покупцям швидко пересвідчитися у правильності розрахункового документа. Окрім цього, у чек вводиться валюта розрахунку, що важливо для підприємців, які приймають оплату в іноземній валюті.

Ще одним важливим нововведенням є код автентифікації повідомлення (MAC), який забезпечує цілісність та достовірність даних у класичних РРО. Для зручності покупців у чеках тепер обов’язково вказується сума решти, якщо оплата здійснюється готівкою. Це допоможе уникнути плутанини та забезпечить точний облік кожної операції.

З фіскальних чеків вилучили кілька реквізитів, які раніше були обов’язковими. Зокрема більше не потрібно зазначати номер ID-картки покупця, який у деяких випадках вимагався для ідентифікації особи. Також скасовано підпис касира та підпис держателя електронного платіжного засобу, що спрощує процес розрахунків та зменшує час на оформлення чеків.

Які штрафи загрожують підприємцям за порушення

Якщо ФОП видає чек, що не відповідає новим вимогам, це прирівнюється до невидачі фіскального чека, що тягне за собою штрафи. За перше порушення передбачено штраф у розмірі 100% від суми продажу, проведеного без належного документа. Якщо ж порушення повторюється, сума штрафу зростає до 150% від суми продажу.

Окремо передбачено санкції для тих ФОПів, які взагалі не використовують реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний РРО (ПРРО). У такому випадку штраф становить 100% вартості товарів,проданихбез касового апарата. Якщо підприємець продовжить працювати без РРО/ПРРО і надалі, штраф збільшується до 150% вартості товарів.

Чому це вигідно податковій

Одним із ключових нововведень є автоматичний контроль через QR-коди, який дозволяє покупцям миттєво перевіряти чеки через базу Державної податкової служби. Це робить процес розрахунків прозорішим і значно ускладнює можливість ухилення від сплати податків. Завдяки QR-коду кожен чек можна перевірити онлайн, що мінімізує ризики махінацій і полегшує роботу податкових органів.

Окрім цього, підвищення штрафів змушує підприємців ретельно дотримуватися нових вимог, адже навіть незначні помилки у чеку можуть призвести до значних фінансових втрат. Щоб уникнути санкцій, багато ФОП будуть змушені оновити касове обладнання, оскільки застарілі РРО можуть не підтримувати новий формат чеків. У таких випадках доведеться або оновити пристрій через сервісний центр, або перейти на програмний РРО (ПРРО), що вимагає додаткових технічних налаштувань та навчання персоналу.

Як уникнути штрафів

Щоб відповідати новим правилам, потрібно вжити наступних заходів:

1. Оновити касове обладнання. Це є одним із ключових кроків для відповідності новим вимогам. Якщо ви використовуєте програмний РРО (ПРРО) через комп’ютер або ноутбук, оновлення системи зазвичай відбувається автоматично. Це зручний варіант для підприємців, оскільки не потребує додаткових дій, окрім перевірки стабільності роботи програми.
   Однак, якщо ви використовуєте ПРРО у вигляді мобільного застосунку, наприклад Checkbox або Вчасна Каса, важливо самостійно перевірити, чи програмне забезпечення оновлене до останньої версії. У разі використання фізичного РРО (касової машини) доведеться звернутися до сервісного центру для оновлення прошивки або заміни обладнання. Без оновлення касова техніка може не підтримувати новий формат фіскальних чеків, що може стати причиною штрафів.
   
2. Правильно заповнюйте нові реквізити. Особливу увагу слід звернути на рядки 18 та 19, які містять інформацію про спосіб та засоби оплати. Рядок 18 «Форма оплати» визначає, був розрахунок готівковим, безготівковим або іншим. Рядок 19 «Засоби оплати» деталізує, яким саме способом була здійснена транзакція – карткою, через QR-код, банківський переказ або платіжну систему.
   Наприклад, якщо покупець платить готівкою, у рядку 18 зазначається «Готівка», а рядок 19 залишається порожнім. Якщо покупець розраховується карткою через POS-термінал, у рядку 18 вказується «Безготівкова», а в рядку 19 – «Картка/ЄПЗ/Торговий еквайринг». У разі онлайн-оплати через LiqPay або WayForPay рядок 18 міститиме «Безготівкова», а рядок 19 — назву платіжної системи. Правильне заповнення цих реквізитів допоможе підприємцям уникнути непорозумінь із податковою службою та запобігти можливим штрафам.
   
3. Навчіть персонал. Якщо у вас є касири або співробітники, які видають чеки, важливо розʼяснити їм нові вимоги. Вони повинні знати, як правильно заповнювати фіскальні чеки, розуміти нові реквізити та уникати помилок у визначенні способу і засобів оплати. Неправильне оформлення чека може спричинити штрафи, тому варто провести інструктаж, перевірити знання персоналу та за потреби організувати додаткове навчання.
   
4. Регулярно перевіряйте оновлення законодавства. Зміни в законодавстві можуть тривати й надалі, тому підприємцям важливо регулярно стежити за оновленнями від Державної податкової служби України. Нові вимоги до фіскальних чеків, порядок використання РРО/ПРРО та можливі зміни у штрафних санкціях можуть впливати на бізнес-процеси. Щоб уникнути проблем із податковою та своєчасно адаптуватися до нових правил, рекомендується перевіряти офіційні повідомлення ДПС, брати участь у вебінарах та консультуватися з бухгалтерами чи податковими спеціалістами.
   
5. Консультуйтеся зі своїм постачальником касового ПЗ. Якщо у вас виникли питання щодо роботи програмного забезпечення для РРО або ПРРО, найкраще рішення — звернутися до його розробника. Фахівці зможуть надати актуальну інформацію про необхідні оновлення, пояснити правильне налаштування касової системи та допомогти з виправленням можливих помилок. Це особливо важливо в умовах змін законодавства, оскільки від коректної роботи ПЗ залежить відповідність новим вимогам і уникнення штрафів.

Чек-лист для перевірки правильності чеків

• Чи містить чек всі необхідні реквізити?
• Чи правильно зазначено спосіб оплати (готівка, картка, переказ)?
• Чи є QR-код, який веде на сайт податкової?
• Чи коректно зазначений платіжний інструмент?
• Чи невикористані заборонені засоби оплати (жетони, сертифікати для ФОП на єдиному податку)?

Важливі обмеження для ФОПів на єдиному податку! Заборонено приймати оплату у вигляді жетонів, сертифікатів, бартеру. Якщо ФОП порушить це правило, він може втратити статус єдиного податку.

Якщо помітили помилку на сайті, будь ласка, виділіть текст та натисніть ctrl-enter.